正如人们所说,细节决定成败。在计算SaaS实施成本时,不要犯本文提及的这些常见错误。

如果您正在考虑一项涉及到采用SaaS解决方案的数字化转型计划,那么您需要评估的一个关键因素就是总成本。但不要仅限于此。为了更准确地估算总成本,您需要将总成本分解为购买SaaS年度合同价格的外部成本和一次性实施成本。

避免常见的错误将有助于您更好地估算SaaS实施成本。

1．依赖SaaS提供商或系统集成(SI)合作伙伴进行高水准的估算

您的SaaS提供商的主要关注点是完成购买交易。他们最不愿意做的事就是以高昂的实施成本吓跑客户。这一原则同样适用于您的系统集成商(SI)合作伙伴。他们想完成交易,然后尽快开始实施该项目。

给出一个很高的初步估算成本,这可能导致客户考虑与其他合作伙伴合作,甚至取消或延迟项目。此外,系统集成商合作伙伴会与SaaS提供商密切合作,因此,他们会非常谨慎不去做可能危及SaaS提供商达成交易的任何事情。因此,他们可能都会积极地给出一个较低的初步实施成本估算。

为了保持较低的估算成本和避免吓跑客户,该估算成本可能会基于一些不切实际的假设和/或省略客户所估算的工作量。例如,估计成本通常会假设客户采用最佳实践,并且只需要最少的配置工作。在其他情况下,估算成本可能会更多地是基于安装项目,而且具有不切实际的较低变更管理工作量。

这并不意味着估算成本不准确。对于已确定的工作范围和假设,它可能非常准确。客户所面临的挑战是要明确已确定的工作范围和假设是否真实地反映了满足客户转型目标所需的全部工作范围。例如,一个常见的假设是,客户将在指定的时间段内(例如三个工作日)做出所有决定。您需要确保如此短的决策时间是否合理且可实现。

2．未能正确界定客户职责和工作量

如上所述,实施合作伙伴可能会忽略客户(您)的预期工作量,而仅明确了合作伙伴将在项目中执行的工作。或者,估算成本可能仅包括实施合作伙伴所需完成的部分客户工作量。这可能不包括成功实施项目所确定需要完成的所有工作。

此外,客户需要注意,不要认为估算成本是准确的。您的实施合作伙伴的工作量估算成本将包括一些应急开支,以解决估算的偏差问题。您还应该预料到,您的工作量的估算成本会更不准确,因为实施合作伙伴在估计您的工作能力和工作效率上几乎没有了解。

但是,全面了解您的预期工作量是非常重要的,这样您就可以适当地为项目配备人员。通常被忽略的客户职责包括数据清理、遗留系统准备、提供培训以及未来状态管理和支持流程的开发等等。如果忽略或低估了某些职责,那么在项目执行过程中,您将不得不寻找更多的人员配置或面临发布工程变更通知单,或者由于项目延迟而导致您需要更多时间来完成工作,或者将其中一些职责转移给了项目合作伙伴。无论哪种情况,这都是可预见的风险,可以并且应该将其作为估算过程的一部分加以处理,以及在将估算成本用于预算和规划工作之前予以处理。

3．利用购买费用的倍数来估算实施成本

许多组织机构都陷入了这种陷阱,即使仅得到一个估算实施成本的大致数量。这种方法的挑战是双重的:首先,实际的实施成本是基于完成项目范围所需的工作量。项目范围将取决于所需配置、集成工作、业务流程变更等的数量和复杂性。对于相同的SaaS物料清单,实施成本因素可能也会相差很大。另外,这还没有考虑到客户的内部工作量和资源需求。

其次,协商的购买价格越低,实施成本的倍数就越高。实施成本将是实现客户项目目标所需的成本。一个简单的事实是,实施成本不受购买交易成本所驱动。但购买成本提供了更多的协商机会,而且在具有相似物料清单和数量的不同交易之间,折扣可能会有很大差异。因此,使用先前的项目购买成本及其相关的实施成本来推导出估算项目实施成本的某种公式,这很可能是不准确的,而且实际上可能与您的实际实施成本有很大差异。

4．依靠固定费用估算

一些组织机构错误地认为,固定费用(甚至是有明确变化范围的初期估算固定费用)意味着不会有任何额外成本。您需要记住的是,固定费用仅适用于实施合作伙伴在所确定的工作范围和假设的估算工作量。固定费用是由工作的时间和估算的物料,然后加上一定比例进行估算和执行误差要考虑的应急开支来确定的。在某些特殊情况下,固定费用可以直接与具体确定的工作量挂钩,或者仅仅与一段时间挂钩,而无需保证实际交付和完成项目。无论如何,任何固定费用仍受以下情况影响而变化:

?增加工作范围

?在实施过程中发现最初的假设是错误的

?客户未能按时完成工作职责

?客户未能按时做出决定

?任何第三方工作职责未按时履行

如果您对固定费用中包含的应急开支比例充分了解,您将了解实施合作伙伴对其估算成本的信心有多大。根据经验,项目超支通常平均分布在以下三个方面:

?实施合作伙伴的绩效

?客户的绩效

?增加工作范围

因此,如果您知道固定费用中包含应急开支,则可以将此数字乘以3,以获得一个更切实的应急开支,并应该将其计入总项目预算中。通常,该应急开支比例比通常您在其他项目中涉及的应急开支比例要高得多,但这是用于转型计划的更准确的应急开支成本。

真实性的回报

必须回去向您的指导委员会要求提供额外的项目应急资金,这从来都不是一件令人愉快的事情。避免这种情况发生的最佳方法是确保您的实施成本估算是基于真实的工作范围和假设,包括完整的客户工作量,以及能够反映转型计划中真实的应急开支。

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